Functieomschrijving

Het RIVM vernieuwt de systemen en werkwijzen voor de financiële administratie en inkoop. In dat kader worden bepaalde inkoopwerkzaamheden die voorheen op verschillende plekken binnen het RIVM werden uitgevoerd, voortaan centraal georganiseerd. Als operationeel inkoper word je onderdeel van een nieuw team binnen het Inkoop Uitvoeringscentrum (IUC). Met jouw inkoopkennis zorg je ervoor dat aanvragen en orders zorgvuldig worden beoordeeld en verwerkt. Zo draag je bij aan een betrouwbare en efficiënte bedrijfsvoering binnen een organisatie die werkt aan een gezonde bevolking en een veilige leefomgeving. Interessant? Lees dan snel verder!

Dit ga je doen
Je beoordeelt aanvragen in SAP Ariba en zorgt dat orders op de juiste manier worden verwerkt in SAP S/4HANA. Je werkt daarbij binnen de geldende inkoopafspraken en contracten. Bij een vrije aanvraag of een complexere situatie bepaal je wat de juiste vervolgstap is en stem je af met de collega die verantwoordelijk is voor de coördinatie van deze werkzaamheden of met een strategisch inkoper. Je werkt zelfstandig binnen duidelijke kaders, maar zoekt actief afstemming wanneer een situatie daarom vraagt. Omdat de werkwijze en systemen in ontwikkeling zijn, signaleer je ook waar processen beter of slimmer kunnen.

Jouw werkzaamheden:

• Beoordeel vrije aanvragen in SAP Ariba en controleer of een aanvraag onder een bestaand contract of een andere bestaande inkoopafspraak kan worden geplaatst.
• Verwerk afwijzingen en wijzigingen van orders in SAP S/4HANA en zorg dat deze administratief correct worden afgehandeld.
• Behandel complexere orders, bijvoorbeeld voor externe inhuur of orders met een jaar- of limietbedrag, en stem waar nodig af met de coördinerend operationele inkoper of een strategisch inkoper.
• Stem af met aanvragers, contractbeheerders, contractmanagers en leveranciers over aanvragen, orders en de verdere verwerking daarvan.
• Signaleer terugkerende fouten, knelpunten en mogelijkheden om het bestelproces te verbeteren en bespreek deze met de coördinerend operationele inkoper.

Je komt te werken binnen het Inkoop Uitvoeringscentrum, team Inkoop. Het team waarin je start is nieuw, we zoeken dan ook 4 tot 6 nieuwe operationeel inkopers die dit nieuwe team vorm geven. De aanleiding daarvoor is de overgang naar SAP S/4HANA en de keuze om een aantal werkzaamheden die nu nog decentraal binnen het RIVM worden uitgevoerd, centraal te organiseren. Het team wordt opgebouwd rond deze nieuwe werkwijze. Samen met je directe collega’s, coördinator, applicatiebeheerders en data analist zorgen jullie ervoor dat aanvragen en orders zorgvuldig, efficiënt en volgens de geldende afspraken worden verwerkt. Juist omdat het om een nieuwe werkwijze en een nieuw team gaat, is er ruimte om mee te denken over hoe processen in de praktijk het beste kunnen worden ingericht. 

Functie-eisen

Om succesvol te zijn in deze functie, neem je de volgende kennis en ervaring mee:

• Je hebt mbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring met inkoop of contractbeheer en begrijpt het belang van zorgvuldig omgaan met contracten en inkoopafspraken.
• Je hebt basiskennis van inkoopprocessen en weet wanneer een aanvraag binnen bestaande afspraken kan worden uitgevoerd en wanneer afstemming nodig is.
• Je hebt ervaring met SAP of een vergelijkbaar ERP-systeem en kunt je nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen maken.
• Je bent nauwkeurig en kunt zelfstandig werkzaamheden uitvoeren en beslissingen nemen binnen duidelijke kaders.
• Je kunt goed samenwerken en weet wanneer je een vraag of afwijkende situatie moet voorleggen aan een collega met meer inhoudelijke verantwoordelijkheid.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Bijzonderheden

Vragen we in de vacaturetekst om een motivatiebrief en kun je wat hulp gebruiken om deze te schrijven? Lees dan deze 4 tips voor een goede motivatiebrief. 
Informatie over solliciteren bij het RIVM:

• Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatiebrief en cv. We willen je adviseren om het enkel als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen in deze documenten.
• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee.
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan in je brief.
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer informatie hierover vind je op de website van de Rijksoverheid.
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd.
• Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om.
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn.
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend.
• Het kan voorkomen dat de sollicitatiepagina niet werkt, het kan aan de browser liggen. Probeer in dat geval de sollicitatiepagina in een andere browser te openen.
• Wij maken geen gebruik van bureaus voor deze vacature. Mochten wij uiteindelijk hulp inschakelen, dan nemen wij hiervoor zelf contact op met bureaus.